Luo merkittäville muutoksille oma viestintästrategia

Muutokset eivät tapahdu yhdessä yössä, ja niistä viestiminen vaatii huolellista suunnittelua. Ennen kuin muutoksista lähdetään viestimään ulospäin, tulee jokaisella organisaation jäsenellä olla selkeä käsitys siitä, mitä tietoa voi ja tulee jakaa. Kun organisaatiossa on selkeästi sovittu yhtenäinen linja, asiantuntijat voivat helpommin vastata esimerkiksi sosiaalisen median kanavissa tuleviin kysymyksiin.

Jokaiselle merkittävälle muutokselle – olipa kyseessä lainsäädännön muutos tai organisaation sisäinen uudistus – on tärkeää laatia oma viestintästrategia, joka tukee yrityksen jatkuvaa viestintää, tiedottamista ja sisältömarkkinointia. Näin varmistetaan, että viestintä on johdonmukaista ja sulautuu osaksi yrityksen yleistä viestintätyyliä.

Case: Sp-Koti Valoa

Keväällä 2024 Sp-Koti Länsi-Uusimaa laajensi toimialuettaan ja muutti samanaikaisesti markkinointinimensä Sp-Koti Valoaksi. Muutoksen tueksi yritys laati yhdessä Länsi-Uudenmaan Säästöpankin kanssa asteittain etenevän viestintästrategian, missä huomioitiin tiedottaminen, visuaalinen ilme ja ulostulo sosiaalisen median kanavissa.  

Viestintä aloitettiin organisaation sisältä, ja työntekijöille tiedotettiin etukäteen tulevasta laajentumisesta uusille toimialueille sekä siihen liittyvistä muutoksista. Viestintäprosessi toteutettiin monikanavaisesti. Toimialueen laajentumisesta julkaistiin viralliset artikkelit Sp-Koti Valoan sekä Länsi-Uudenmaan Säästöpankin verkkosivuille, ja pankkikumppanin kanssa toteutunut laajentuminen huomioitiin myös paikallismediassa. Nimenmuutoksesta viestittiin ennakoivasti asiakkaille jo ennen muutoksen voimaantuloa. Kun nimi sitten virallisesti muuttui, asiasta tiedotettiin Sp-Koti Valoan verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa. Instagramiin julkaistiin näyttävä kolmen kuvan sarja, ja lisäksi Facebookiin ja LinkedIniin tehtiin omat julkaisut, joita tuettiin maksullisella mainonnalla tavoittavuuden maksimoimiseksi.

Tämän monikanavaisen ja tarkasti suunnitellun viestinnän ansiosta uudistus välittyi asiakkaille ja sidosryhmille selkeästi ja yhtenäisesti. 

Mitä viestintästrategiaan kuuluu?

Hyvin laadittu viestintästrategia sisältää usein selkeän aikataulun, määritellyt kohderyhmät sekä viestinnässä käytettävät kanavat. Mieti, kuinka paljon ja millaisessa muodossa tietoa jaetaan, ja muokkaa viestiä sopivaksi eri kanaviin ja kohderyhmille. Sosiaalisessa mediassa voit kokeilla tiiviimpää ja käytännöllistä lähestymistapaa, kun taas verkkosivuilla ja uutiskirjeessä samaa tietoa voidaan käsitellä syvemmin.

Toistamalla muutoksen tärkeimpiä ydinviestejä eri kanavissa ja eri näkökulmista käsin tavoitat viestinnälle tärkeitä yleisöjä useammin ja monipuolisemmin. Pyri lisäksi vastaamaan jo etukäteen ihmisten mielessä mahdollisesti herääviin kysymyksiin, kuten miksi muutos tehdään, mikä muuttuu ja miten muutos vaikuttaa käytännössä. Ennakoimalla näitä kysymyksiä voit lieventää epätietoisuutta ja rakentaa luottamusta, mikä on erityisen tärkeää muutostilanteissa. 

Miten viestiä muutoksesta tehokkaasti ja monikanavaisesti?

Monikanavaisella lähestymistavalla varmistat, että viestisi tavoittaa eri yleisöt heidän suosimissaan paikoissa – oli kyseessä sosiaalinen media, verkkosivut, uutiskirje tai jokin muu kanava. Viestien tulisi tukea toisiaan ja olla keskenään linjassa, mutta kunkin kanavan erityispiirteet huomioon ottaen. Alla on vaihe vaiheelta käytännön esimerkkejä siitä, miten voit viestiä muutoksista eri kanavissa.

1. Aloita sisäisestä viestinnästä. Tiedota ensin työntekijöitä muutosten vaikutuksista sisäisten viestintäkanavien kautta. Kun henkilöstö on ajan tasalla, he voivat paremmin vastata asiakkaiden mahdollisiin kysymyksiin.

2. Kirjoita artikkeli tai blogiteksti verkkosivuille tai äänitä aiheesta podcast, jossa käsittelet muutosta syvällisemmin ja tarjoat aiheesta kattavaa tietoa. Näin asiakkaat voivat palata sivustolle tarvittaessa ja löytävät etsimänsä tiedon helposti.

3. Lähetä uutiskirje. Tiedota asiakkaita suoraan sähköpostitse tai esimerkiksi LinkedIn uutiskirjeen avulla. Kerro tiiviisti muutoksen olennaisimmat  asiat ja ohjaa asiakkaita verkkosivuille lisätiedon pariin.

4. Julkaise aiheesta sisältöjä sosiaalisen median kanaviin. Pilko ja jaa verkkosivuille tuottamasi pidempi teksti tai äänite sosiaalisen median kanaviin ja tee aiheeseen liittyen myös omia julkaisuja. Käytä erilaisia sisältömuotoja, kuten infograafeja, kuvia ja videoita.

5. Osallista yleisöäsi järjestämällä aiheesta webinaari tai live-lähetys, jossa asiakkaat voivat esittää kysymyksiä. Hyödynnä myös sosiaalisen median stooreja, joissa voit tehdä kyselyitä ja äänestyksiä.

6. Pidä tiedotus ajan tasalla. Kun muutokset etenevät, tiedota niistä asiakkaille reaaliajassa. Päivitä verkkosivujasi ja jaa ajankohtaista tietoa sosiaalisen median kautta.

7. Muutoksen jälkeen lisää aiheesta tiivis info verkkosivuille esimerkiksi Usein kysytyt kysymykset -osioon, josta asiakkaat löytävät tarvittaessa vastauksia myöhemmin.

Viestintätoimisto Ruuti auttaa suunnittelemaan ja toteuttamaan tehokasta viestintää, joka pitää yrityksenne asiakkaat ja sidosryhmät ajan tasalla – myös muutosten aikana!